Di SAP Business One, terdapat 2 tipe informasi yang menyediakan seputar detil dari akses user di aplikasi SAP Business One, dan data apa saja yang dimodifikasi oleh user tersebut (edit/update) di dokumen-dokumen yang ada di SAP.
User Access Log (Silahkan buka: Tools > Access Log)
Opsi ini sering digunakan untuk memantau aktivitas harian user di dalam SAP, kapan dia log in ke sistem, kapan logout dan informasi lain mengenai ada tidaknya gagal akses yang dilakukan user tertentu dilihat dari kapan terakhir user ini sukses login ke aplikasi SAP.
Sebagai internal IT dan superuser, anda dapat memantau sendiri akses user-user anda dengan menjalankan suatu query tertentu dengan menggunakan tabel USR5.
Dan jika anda klik tombol Details, disana akan ada lebih banyak info detil dari per masing-masing user yang anda pilih:
- Action
Menjelaskan mengenai hari dan jam proses logon sukses/gagal, pengubahan password, dan apakah ia superuser atau bukan, dll.
- Action By
Menjelaskan informasi mengenai UserID dari user yang melakukan aksi terkait.
- Client IP
Alamat IP dari komputer klien yang terhubung ke SAP Business One yang digunakan user terkait.
- Client Name
Nama dari komputer klien yang digunakan user untuk mengakses SAP Business One.
- Data and Time
Menjelaskan mengenai hari dan waktu dari aksi/tindakan terkait dari apa yang ada di kolom action.
Change Log (Silahkan buka menu: Tools > Change Log)
Informasi lainnya, anda dapat juga membuka salah satu dokumen marketing ataupun master data, silahkan coba lihat “Change Log”. Dan anda pun akan menemukan informasi mengenai siapa yang membuat dokumen, mengubah data tertentu dari dokumen itu hingga waktu dari pengubahan terjadi, semua itu anda bisa lihat.
Extra info:
Tersedia hanya untuk marketing document:
Anda dapat menjalankan query di tabel history yakni tabel ADOC untuk melacak dan menelusuri sejarah dari dokumen anda. Jangan lupa untuk mencantumkan info mengenai Document Number, dan Object Type sebelum anda mengeksekusi query di tabel ADOC agar informasinya seakurat mungkin.
Contoh dari query sederhana untuk melihat ‘Change Log’ dari AR Invoice dari screenshot sebelumnya:
SELECT * FROM ADOC T0 WHERE T0."DocNum" = '1049' AND T0."ObjType" = 13
