Dalam penggunaan SAP Business One, pengelolaan dimensi biaya atau Distribution Rule memiliki peranan penting untuk memastikan akurasi pelaporan keuangan berdasarkan pembagian biaya yang relevan, seperti departemen, proyek, atau profit center. Di SAP B1, laporan Laba Rugi (Profit & Loss) dapat ditampilkan berdasarkan informasi cost center yang diinput saat mencatat transaksi. Salah satu kondisi yang sering muncul adalah ketika hasil posting A/R Invoice membentuk Journal Entry (JE), namun Distribution Rule untuk akun COGS tidak ikut terisi, padahal pada dokumen A/R Invoice-nya sudah dicantumkan. Untuk menangani kondisi seperti ini secara efektif, berikut adalah langkah-langkah pemeriksaan dan penyesuaian yang dapat dilakukan.
- Pengecekan pada Dokumen A/R Invoice
Periksa apakah kolom COGS Distribution Rule pada baris item di A/R Invoice sudah terisi dengan benar.
- Pengecekan pada Journal Entry (JE) Hasil Posting A/R Invoice
Jika COGS Distribution Rule pada A/R Invoice sudah terisi tetapi tidak muncul pada dokumen JE, maka langkah berikutnya adalah memeriksa Account Type dari akun COGS yang digunakan dalam transaksi tersebut.
- Verifikasi dan Koreksi Account Type Akun COGS
- Buka menu Chart of Accounts (Financials > Chart of Accounts).
- Cari akun COGS yang digunakan dalam transaksi A/R Invoice.
- Periksa field Account Type pada akun tersebut.
- Jika Account Type yang tertera adalah Other, sementara akun COGS seharusnya masuk dalam kategori Expenditure (karena akun COGS biasanya memiliki kode awal “5” yang termasuk dalam kategori biaya), maka ubah Account Type menjadi Expenditure.
- Setelah perubahan dilakukan, Journal Entry yang terbentuk dari posting A/R Invoice berikutnya akan otomatis menyertakan Distribution Rule, dengan catatan bahwa pada dokumen A/R Invoice, kolom COGS Distribution Rule sudah terisi.
- Penyesuaian untuk Dokumen Journal Entry yang Sudah Terbentuk
Untuk dokumen JE hasil posting A/R Invoice yang telah terbentuk sebelum perbaikan dilakukan, maka Distribution Rule dapat diperbarui secara manual pada masing-masing baris yang terkait.
Dengan langkah-langkah ini, masalah tidak terisinya Distribution Rule pada akun COGS di dokumen JE walaupun pada dokumen A/R Invoice sudah terisi, dapat diidentifikasi dan diperbaiki secara efektif.
