Apa itu Service Call di SAP Business One?
Service Call adalah modul di SAP Business One yang digunakan untuk mencatat, memonitor, dan mengelola layanan purna jual (after sales service) kepada pelanggan. Modul ini mendukung proses layanan seperti support teknis, maintenance, perbaikan, instalasi, hingga tindak lanjut keluhan customer setelah transaksi penjualan.
Anda juga dapat menggunakan modul ini jika Anda memiliki divisi layanan di dalam perusahaan Anda untuk mendukung bisnis internal Anda, atau jika Anda ingin mengelola & memantau permintaan layanan dari divisi-divisi di perusahaan Anda.
Dengan Service Call, seluruh aktivitas layanan dapat dicatat secara terpusat, dimonitor progresnya, dan ditelusuri histori dan penyelesaiannya. Hal ini membantu perusahaan memberikan layanan yang lebih profesional, terkontrol, dan konsisten.
Fungsi Utama Service Call
Service Call bukan sekadar catatan keluhan. Modul ini memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Pusat dokumentasi keluhan atau permintaan layanan customerSeluruh laporan service terdokumentasi dalam satu sistem, tidak tersebar di chat, email, atau catatan manual.
- Tracking status pekerjaan teknisiMemantau status service call dari awal hingga selesai (Open, In Process, hingga Closed).
- Pencatatan aktivitas service dan solusiSetiap aktivitas dan tindakan yang dilakukan teknisi dapat dicatat sebagai referensi di kemudian hari.
- Monitoring SLA dan waktu responMembantu perusahaan mengevaluasi kecepatan respon dan penyelesaian layanan.
- Analisis kualitas layanan dan performa tim serviceData service call dapat digunakan untuk evaluasi performa teknisi dan peningkatan kualitas layanan.
Alur Dasar Proses Service Call
Secara umum, alur penggunaan Service Call di SAP B1 adalah sebagai berikut:
- Customer melaporkan masalah atau mengajukan permintaan service
- Admin atau Customer Service membuat dokumen Service Call
- Service Call di-assign ke teknisi atau petugas terkait
- Teknisi melakukan pengecekan dan penanganan masalah
- Aktivitas dan solusi dicatat ke dalam Service Call
- Service Call ditutup (Closed) setelah masalah terselesaikan
Alur ini membantu memastikan setiap permintaan layanan tertangani dan terdokumentasi dengan baik.
Penjelasan Tab pada Service Call
Berikut penjelasan masing-masing tab yang tersedia dalam dokumen Service Call di SAP Business One.
- General Tab: Berisi tentang jenis masalah dan nama agen yang menangani masalah tersebut.
- Business Partner Tab: Berisi rincian alamat pengiriman dan penagihan serta informasi kontak yang dapat dihubungi.
- Remarks Tab: Berisi rincian masalah yang dihadapi customer.
- Activities Tab: Berisi daftar aktivitas yang dilakukan selama proses service, seperti kunjungan teknisi, follow-up via telepon atau email, dan diskusi internal. Tab ini membantu memonitor progres penanganan service call.
- Solutions Tab: Berisi solusi atas permasalahan yang dihadapi oleh customer. Tersedia tombol Recommend untuk memilih solusi yang sudah tersimpan di Solutions Knowledge Base, serta tombol New untuk membuat solusi yang baru, dimana solusi baru ini akan disimpan ke Solutions Knowledge Base sehingga dapat digunakan kembali untuk kasus serupa di masa depan.
- Related Documents Tab: Menampilkan daftar dokumen yang berkaitan dengan service call, seperti Sales Order, Delivery, A/R Invoice, dan dokumen lainnya. Tab ini membantu melihat keterkaitan antara service call dengan transaksi bisnis.
- Resolution Tab: Berisi rincian bagaimana cara menyelesaikan permasalahan customer.
- History Tab: Menampilkan riwayat perubahan atau penambahan informasi pada service call.
- Scheduling Tab: Berisi penjadwalan teknisi ke lokasi customer, termasuk tanggal dan waktu kunjungan, estimasi durasi, dan penugasan teknisi. Tab ini membantu pengaturan jadwal kerja tim service.
- Attachments Tab: Tempat untuk melampirkan file pendukung yang relevan dengan service call, seperti foto kerusakan, dokumen pendukung, hasil pengecekan teknisi.
