Di SAP B1, Anda dapat mengatur agar transaksi tertentu wajib mencantumkan Distribution Rule. Pengaturan ini sangat bermanfaat untuk pelacakan biaya dan pengalokasian anggaran secara lebih rinci berdasarkan dimensi tertentu, seperti departemen, proyek, atau lokasi. Dengan mengaktifkan fitur ini, sistem akan memverifikasi apakah akun yang digunakan dalam transaksi sudah diisi dengan Distribution Rule sesuai ketentuan. Jika belum diisi, sistem dapat:
- Memblokir transaksi, sehingga tidak bisa disimpan, atau
- Hanya memberikan peringatan, tergantung dari konfigurasi yang dipilih.
Berikut langkah-langkah untuk mengatur Distribution Rule agar wajib diisi:
- Aktifkan Pengaturan Distribution Rule
Untuk mewajibkan pengisian Distribution Rule, ikuti langkah berikut:- Masuk ke menu Administration > System Initialization > General Settings
- Buka tab Cost Accounting.
- Pada bagian Distribution Rule, klik tombol tiga titik.
- Di kolom Action, pilih opsi ‘Block Posting’ jika ingin sistem memblokir transaksi yang tidak mencantumkan Distribution Rule.
- Klik Update untuk menyimpan pengaturan Distribution Rule, lalu klik Update juga di jendela General Settings.
- Tentukan Akun yang Wajib Diisikan Distribution Rule
Setelah sistem dikonfigurasi, tentukan akun-akun mana saja yang akan diwajibkan pengisian distribution rule.- Buka menu Chart of Accounts
- Pilih akun yang ingin dikenakan kewajiban pengisian Distribution Rule.
- Di bagian bawah tampilan Chart of Accounts, cari bagian Distribution Rule.
- Centang checkbox dimensi yang wajib diisi, misalnya Department, Project, dan sebagainya.
- Klik Update untuk menyimpan pengaturan akun tersebut.
Setelah pengaturan selesai, apabila pengguna membuat transaksi seperti Marketing Document, Journal Entry, atau Outgoing Payment dan menggunakan akun yang diwajibkan untuk mengisi Distribution Rule, tetapi belum mengisinya, maka sistem akan menampilkan pesan error dan tidak mengizinkan transaksi dilanjutkan seperti berikut:
Hal ini memastikan seluruh transaksi menggunakan alokasi biaya yang jelas dan terdokumentasi sesuai dimensi yang sudah ditentukan.
