Dalam aktivitas operasional yang padat, efisiensi waktu adalah kunci. Bayangkan dalam satu hari, sebuah perusahaan menerima beberapa kali pengiriman barang dari vendor yang sama atau pihak vendor memproses beberapa pesanan dalam satu pengiriman. Jika setiap pengiriman harus dibuatkan satu dokumen Goods Receipt PO (GRPO) secara terpisah, proses administrasi akan menjadi panjang dan kurang efisien. SAP Business One menyediakan solusi cerdas untuk kendala ini dengan memungkinkan pengguna menarik data dari beberapa dokumen dasar (base documents) ke dalam satu dokumen target.
Mengapa Fitur Ini Penting?
Dengan menggabungkan beberapa base document ke dalam satu dokumen target, perusahaan dapat:
- Mengurangi jumlah dokumen yang harus dibuat dan dikelola
- Mempercepat proses transaksi
- Menyederhanakan proses pencatatan dan pelacakan dokumen
- Meningkatkan efisiensi kerja tim operasional
Contoh: Membuat 1 GRPO dari Beberapa PO
Anda dapat menggabungkan beberapa Purchase Order (PO) dari vendor yang sama ke dalam satu GRPO. Prosesnya cukup sederhana, berikut langkah-langkahnya:
- Buka menu Goods Receipt PO di SAP Business One, lalu isikan data vendor dan tanggal sesuai kebutuhan.
- Pilih dokumen dasar (Base Document) dalam pembuatan Goods Receipt PO dengan klik tombol Copy From pada pojok kanan bawah layar, lalu pilih Purchase Order.
- Akan muncul jendela daftar PO yang masih terbuka untuk vendor tersebut.
- Tekan dan tahan tombol Shift (untuk memilih urutan) atau Ctrl (untuk memilih secara acak) pada keyboard. Selanjutnya pilih beberapa dokumen Purchase Order yang ingin digabungkan.
- Klik Choose, maka sistem akan menarik seluruh item dari PO yang dipilih ke dalam satu dokumen GRPO.
Informasi Tambahan pada Dokumen
Setelah dokumen berhasil digabungkan, Anda tidak perlu khawatir kehilangan jejak referensi. SAP Business One secara otomatis memberikan tanda pada dokumen target:
- Field Remarks: Pada kolom catatan (Remarks), SAP akan mencantumkan keterangan bahwa dokumen ini dibuat berdasarkan rujukan dari lebih dari satu Purchase Order.
- Relationship Map: Melalui fitur Relationship Map (klik kanan pada dokumen), Anda tetap bisa melihat pohon keterkaitan antara satu GRPO tersebut dengan banyak PO asalnya secara visual.
Hal ini penting untuk menjaga transparansi serta memudahkan proses audit dan penelusuran dokumen.
Berlaku Juga untuk Dokumen Lain
Konsep penggabungan beberapa dokumen dasar ke dalam satu dokumen target ini tidak hanya berlaku pada Goods Receipt PO. Beberapa dokumen lain di SAP Business One yang mendukung proses serupa antara lain:
- Delivery dari beberapa Sales Order
- A/P Invoice dari beberapa Purchase Order atau Goods Receipt PO
- A/R Invoice dari beberapa Sales Order atau Delivery
Dengan cara yang sama, pengguna cukup menekan tombol Ctrl atau Shift saat memilih dokumen dasar, lalu menggabungkannya dalam satu dokumen transaksi.
Dengan memanfaatkan fitur ini, perusahaan dapat mengelola transaksi dengan lebih efisien tanpa mengurangi akurasi pencatatan. Fitur ini sangat membantu terutama dalam kondisi volume transaksi tinggi dengan vendor atau customer yang sama dalam periode waktu yang berdekatan.
