Penghitungan Inventory SAP Business One X Aplikasi Stock Count (Import Hasil Penghitungan dari Stock Count ke dalam SAP B1)

Inventory Counting (Stock Taking) merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap perusahaan untuk selalu mengelola persediaan yang ada di gudang baik itu secara perpetual atau secara periodic (berkala).

Dengan mencocokkan persediaan yang ada dengan jumlah yang disimpan dalam database, perusahaan dapat melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan yang ada, melakukan penghitungan & pengecekan stock fisik mingguan, bulanan atau tahunan (stock opname/physical inventory), mendeteksi perbedaan antara stock yang ada pada sistem dengan stock fisik, dan meningkatkan manajemen persediaan. Dengan hal ini perusahaan dapat memastikan keakuratan hasil penghitungan inventory.

SAP Business One menyediakan solusi inventory counting untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Tapi bagaimana cara kita ingin melakukan perhitungan dan memeriksa stock fisik pada aplikasi Stock Count?

Apa itu Stock Count?

Stock Count (Stock Take) adalah aplikasi Android GRATIS untuk membantu menghitung dan memeriksa Stock fisik. Dengan menggunakan ponsel android dan Barcode Scanner, Stock Count dapat membantu untuk melakukan penghitungan jumlah stock fisik dengan cepat, akurat, dan efisien kapan pun dan dimana pun.

DOWNLOAD GRATIS di Google PLAYSTORE: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.sterling.stockcount&hl=en

Lalu bagaimana caranya agar SAP Business One dapat memasukkan hasil dari perhitungan stock fisik dari aplikasi Stock Count?

Hanya dengan melakukan import items hasil perhitungan di aplikasi Stock Count ke dalam SAP Business One, pencatatan jumlah stock yang ada pada Stock Count akan otomatis tercatat.

 

Berikut adalah cara untuk melakukan Inventory Counting pada SAP Business One melalui perhitungan stock fisik (Stock Opname) pada aplikasi Stock Count:

1. Siapkan Item Master Data untuk Stock Count:

• Masukkan list item kedalam menu Master Product sesuai dengan template (cara menyiapkan item master product dan template tersedia pada Stock Count Apps)
• Pada aplikasi Stock Count pilih Master Data menu → Master Product
• Pilih simbol search document
• Pilih file yang sudah di edit sesuai dengan template
• Pilih tombol IMPORT FILE
• File Berhasil di Import

---

2. Proses perhitungan stock pada Stock Count

• Pada aplikasi Stock Count pilih menu Start Counting
  
• Masukkan nama yang melakukan perhitungan stock
• Masukan Lokasi Warehouse (Sesuai Kode Warehouse pada SAP)
• Pilik tombol OK
• Masukkan jumlah stock (bisa menggunakan scanner/input manual dengan mengetik nomor barcode)

---

3. Hasil perhitungan stock pada Stock Count

• Pada Stock Count Apps pilih menu View Result
• Pilih hasil perhitungan
• Tekan tombol Share
• Kirim Hasil stock take (dapat melalui mail, sosial media, atau share file)
• Hasil dari Stock Count berupa file .csv
• Untuk memasukkan data kedalam SAP Business One, ubah tipe file menjadi .txt (file txt yang didukung adalah tab-delimited, unicode, or MS-DOS)

---

4. Proses Inventory Counting dengan menggunakan Import Items

• Pada SAP Business One pilih menu Inventory Transaction -> Inventory Counting Transaction -> Inventory Counting
• Masukkan informasi Count Date, Counting Type, dan Inventory
• Pilih Tombol Add Item
• Pilih Import Items

---

• Import file txt yang berisikan hasil perhitungan stock fisik dari aplikasi Stock Count pada field File to Import
• Tentukan mapping kolom data yang dibutuhkan berdasarkan file hasil perhitungan stock fisik .txt
• Pilih tombol Import

---

• File berhasil di import dan pada kolom Item No, Item Description, Warehouse dan Counted Qty akan otomatis terisi sesuai data yang di import.
• Pilih tombol Add

---

5. Apa yang harus dilakukan jika stock fisik tidak sesuai dengan stock pada sistem?

Jika terdapat perbedaan antara jumlah stock pada sistem dengan jumlah fisik, maka sistem akan membuat highlights berwarna merah pada item tersebut untuk menandakan bahwa terdapat perbedaan jumlah stock. Untuk memperbaiki hal tersebut kita salin saja dokumen Inventory Counting menjadi dokumen Inventory Posting

• Pilih tombol Copy to Inventory Posting
• Setelah itu kita akan masuk ke halaman Inventory Posting
• Click tombol Add dan Inventory Posting akan berhasil dilakukan.

---

6. Print doument Inventory Counting

• Buka dokumen Inventory Counting atau Inventory Posting
• Click simbol last data record pada tool bar
• Pada tools bar, pilih simbol Print -> Tentukan tipe file dokumen yang akan disimpan -> Save
• Dokumen berhasil di print

---

7. Melihat hasil perhitungan inventory pada Inventory Counting Transaction Report

• Pada SAP Business One pilih menu Inventory -> Inventory Report -> Inventory Counting Transaction Report
• Filter report berdasarkan warehouse yang sudah ditentukan sebelumnya
• Report perhitungan inventory telah tampil